Cara Membuat Mail Merge di Word Menggunakan Sumber Data Dari Excel, Lebih Praktis!!
Cara Membuat Mail Merge di Word Menggunakan Sumber
Data Dari Excel, Lebih Praktis!!
Cara Membuat Mail Merge di Word Menggunakan Sumber Data Dari
Excel – Mail merge merupakan fitur yang
membantu kita untuk pembuatan surat yang ditujukan untuk orang banyak. Masih
memiliki hubungan dengan tutorial sebelumnya, yaitu tentang Mail Merge juga
(bisa kamu lihat di link berikut):
Kali ini saya masih akan memberikan
tutorial tentang mail merge, tetapi dengan teknik yang berbeda dan menurut saya
cara yang satu ini lebih praktis. Seperti biasa, untuk membuat mail merge, kita
membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan sumber data.
- Dokumen utama, merupakan satu file yang isinya merupakan naskah utama.
- Sumber Data, merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data yang nantikan akan dimasukan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan excel, access, dll.
Pada tutorial
ini saya membuat file sumber data (source data) menggunakan
Microsoft Office Excel. Saya merasa dengan menggunakan Excel sebagai sumber
datanya pekerjaan menjadi lebih cepat, praktis, dan mudah (mungkin karena sudah
familiar dengan excel ketimbang aplikasi lain seperti Ms. Access). Karena
familiar, saya bisa:
- Lebih mudah mengontrol data dan menambah data baru
- Lebih mudah membaca data pada lembar kerja Excel, dengan begitu saya lebih mudah memperbaiki jika terdapat kekeliruan.
- Dan masih banyak lagi kemudahan lainnya.
Langkah-langkah membuat mail merge dengan data dari Excel
Biasanya
saya menggunakan mail merge ini untuk membuat surat masal. Namun pada tutorial
ini, saya memanfaatkan mail merge untuk pembuatan biodata.
Step 1: Buat file sumber datanya (source data)
Buatlah data
yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file tersebut
dengan nama sumber data atau sesuai keinginan kamu.
Step 2: Buat naskah utamanya
Buatlah dokumen
master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh data yang
diinput pada excel sebelumnya.
Step 3: Menghubungkan Dokumen Master (word) dan Sumber Data
(excel)
- Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List…
2. Pilih
dokumen excel yang berisi sumber data tadi.
Advertisement
(adsbygoogle
= window.adsbygoogle || []).push({});
3. Jika
muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang
berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu
mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk memberi
tanda centang pada First row of data contains column headers.
Setelah itu klik OK.
4. Kedua
file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya.
5. Letakan
kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field
klik opsi Nama.
6. Lakukan
hal serpeti itu untuk posisi data lainnya.
7. Nanti
akan tampil field seperti gambar di bawah ini.
8. Untuk
melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number
untuk melihat hasil pada data yang lain.
Step Akhir: Menyimpan dan Mencetak
Jika kamu
ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu
bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.
- Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel).
- Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.
Tambahan Penting:
Jika
terdapat tambahan data baru pada dokumen excel, kamu bisa meng-update
data pada word dengan cara:
Klik Edit
Recipients List
Klik file Data
Source-nya, lalu refresh. Setelah ter-update klik OK.
Gimana,
lebih mudah kan? Semoga berguna. ![🙂](file:///C:\Users\costa\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\clip_image020.gif)
![🙂](file:///C:\Users\costa\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\clip_image020.gif)
Komentar